هل تشعر بأنك أسير لاجتماعات متواصلة؟ إليك طريقة التخلص من ذلك والاستمرار في عملك.

اكتشف آيان هيوز أن نصف الاجتماعات التي حضرها كانت مجرد مضيعة للوقت. لذلك أعاد كتابة القواعد المتعلقة بحضوره للاجتماعات.

الآن، إذا رتب أحد الأشخاص لعقد اجتماع في شركة "كونسيومر انتيليجينس" للأبحاث، التي يعمل فيها هيوز، فإن قسم معلومات العملاء يجب أن يشرح لكل شخص تمت دعوته لماذا عليه أن يحضر. كما أن أي شخص يمكنه ترك الاجتماع والانسحاب منه إذا شعر بأنه غير منتج، ولا يترتب عليه نتائج عملية.

من ناحية جوهرية، لا يوجد شيء اسمه اجتماعات إلزامية. يقول هيوز من مكتبه في بريستول ببريطانيا: "كل الاجتماعات في هذه الشركة أصبحت اختيارية".

تغيير العقلية

يعترف هيوز أن هذا الانتقال إلى وضع يكون فيه يوم العمل أكثر إنتاجية لم يكن بالأمر السهل، فقد احتاج عدد من المديرين لبعض الوقت لكي يستوعبوا الخطة التي وضعها قبل ثلاث سنوات.

ومازال هناك عدد كبير من الاجتماعات التي تم جدولتها. لكن هيوز يقول إن خطته زادت من الإنتاجية وحسنت من الثقافة السائدة داخل مكان العمل.

ويقول في هذا الصدد: "هل يوجد أي فائدة لاجتماع طويل في الوقت الذي يمكن للإيميل أن يفي بالغرض؟"

ويخوض هيوز كفاحاً ضد مشكلة تجتاح معظم مكاتب العمل. فالمديرون يقضون ثلث وقتهم في الاجتماعات، التي أثبتت الدراسات أن كثيراً منها كان مضيعة للوقت وبلا أي فائدة.

يقول رالف ويتزل، أستاذ الإدارة والتنظيم في جامعة فليريك في بلجيكا: "يبدو أن عدد الاجتماعات التي تعقد كل أسبوع، أو كل يوم، في ازدياد، ولم يعد الموظفون يطيقونها. المشكلة هي أن المديرون لا يعرفون السبيل إلى تغيير ثقافة الاجتماعات تلك".

غطاء أمني

يضيف ويتزيل أن الاجتماعات عادة ما يدعو إليها المديرون غير الواثقين من إدارتهم للعمل. فالمسؤولون الذين يعتقدون أنهم فقدوا السيطرة، ولا يثقون في موظفيهم، عادة يدعون إلى اجتماعات متعددة للإشراف على كل كبيرة وصغيرة.

وهكذا تصبح قاعة الاجتماعات المكان الوحيد الذي يتواصل فيه المديرون مع موظفيهم، وهو ما يعتبر طريقة بائسة في حل المشكلات.

يقول بلير بالمر، المدير التنفيذي لإحدى مؤسسات الاستشارات الإدارية قرب لندن بالمملكة المتحدة: "هؤلاء المديرون الذين عادة ما ينتقلون من اجتماع لآخر، طوال اليوم، لا يقومون بشيء عملي. نحن مدمنون تماماً على الاجتماعات. إذا لم نذهب إلى اجتماع فإننا نتساءل ماذا عسانا أن نفعل إن لم نعقد اجتماعاً".

لحسن الحظ يوجد وسائل سهلة لحل المشكلة. تعلم كيف تفوض غيرك، ودع الموظفين يبتكرون حلولاً من تلقاء أنفسهم. قم بدعوة الأشخاص المهمين الأساسيين فقط إلى الاجتماعات. تأكد من أن جميع الحضور يفهمون الغاية من الاجتماع، ألا وهو الوصول إلى قرار بخصوص الموضوع قيد البحث.

يقول بالمر: "نعقد الاجتماع تلو الاجتماع بحثاً عن إجابة، ثم نتخذ القرار الذي كنا نعرف سلفاً أننا سنقوم باتخاذه. بدلاً من ذلك عليك أن توضح منذ الاجتماع الأول أنه لا بد أن يتخذ قرار في نهاية الساعة الأولى من الاجتماع".

فيما يتعلق بالاجتماعات المنتظمة، أي تلك التي يعقدها قسمك كل يوم أو كل أسبوع، فكر فيما إذا كانت هذه الاجتماعات تضيف شيئاً ذا قيمة للشركة. الفرص هي أنك يمكن أن تفعل الشيء ذاته بإرسال إيميل سريع أو اتصال هاتفي. الأفضل من ذلك، فوض الموظفين لاتخاذ قراراتهم بأنفسهم.

فن الاجتماعات المنتجة

الطريقة التي تفهم بها الاجتماعات، سينتج عنها اجتماعات أقل رسمية، وأقل حاجة لحضور المسؤولين، وتكون أسرع بشكل عام، وهنا بالضبط يكمن التعاون الحقيقي، كما يقول بالمر.

هذا بالضبط ما فعله ديفيد هيل قبل أربعة شهور في شركته التي تتخذ من سان فرانسيسكو بكاليفورنيا مقراً لها. فقد لاحظ هيل أن فريق الهندسة التابع للشركة يعقد اجتماعه وجميع الحضور وقوف على أقدامهم، ولا يستغرق الاجتماع أكثر من 15 دقيقة، مع طرح بعض التحديثات السريعة.

هدف الاجتماع هو أن يقول كل مشارك ما الذي قام به في اليوم السابق، وما الذي يقوم به اليوم، وما هي العقبات التي تعترض عمله.

يقول هيل: "لدينا مكتباً مفتوحاً، لا يوجد حواجز أو جدران بين الموظفين، ولذلك فالاجتماع يعقد بجوار مكتبي تماماً، وأنا أنظر إلى ذلك، وأقول: نعم، لا شك أن هذه الطريقة فعالة".

وقد اعتاد فريقه الإداري على عقد ثلاثة اجتماعات أطول كل أسبوع. الآن، يعقدون جلسة تخطيط طويلة واحدة كل يوم اثنين، واثنتين أقصر منها وهم وقوف على الأقدام، كما يفعل فريقه الهندسي.

هذه الطريقة شجعته على إلغاء الاجتماعات الدورية المجدولة وغيرها من الاجتماعات التي تبحث في قضايا يمكن حلها عبر الإيميل.

اجتماعات أقل يعني أن المديرين أقل تدخلاً في تفاصيل العمل، لكن هيل يقول إن ذلك يؤدي إلى الابتكار، ويضيف: "عندما تتلقى مفاجآت إيجابية، أي عندما يأتي إليك فريق العمل من موظفيك بأفكار جيدة لم تخطر ببالك، فمعنى ذلك أنك مدير ناجح".

بالنسبة إلى هيوز، تمتد ثقافة الاجتماعات الأقل لتشمل حتى عملاء الشركة. في الآونة الأخيرة، طلب أحد وكلائه اجتماعاً لمدة يومين لمناقشة خطط للمستقبل، لكن هيوز رد عليه بأن يوماً واحداً يكفي.

يقول هيوز: "دعونا لا نضع اجتماعاً لمدة يومين في جدول أعمالنا لمجرد أننا نستطيع ذلك. إذا أمكن إنجاز العمل في يوم واحد فلا ضرورة لاجتماع يستغرق يومين، لأن الزبائن سيكونوا ممتنين لنا أننا لم نهدر وقتهم".

الأفضل من كل شيء كما يقول هيوز، أن خفض عدد الاجتماعات لا يؤدي فقط إلى عدم شغل وقت المديرين، لكن يساهم في تغيير الثقافة السائدة، حيث ينبغي ألا يضيع المديرون جهودهم في التركيز على ما يدور في غرفة الإدارة فيما بينهم، وليكون التركيز على إنجاز المهام والعمل.

BBC